Informativa art.13 e 14 Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati 2016/679 (“RGPD”)

Informativa sul Trattamento dei dati dei Collaboratori

Titolare

Il titolare del trattamento dei dati è l’impresa avente la seguente Denominazione:  Fattore T.U.O. G&D Galotta, per semplicità viene indentificata in “Fattore T.U.O.”, il titolare che ne risponde come persona fisica è Giulio Galotta un Professionista: Iscritto all’Ordine  dei Per. Ind.  e Per. Ind. LAUREATI di Milano e Lodi Abilitazione 6993 – Consulente Tecnico del Tribunale di Milano Abilitazione 15374 – Iscritto nell’Elenco dei Professionista della Prevenzione Incendi Abilitazione MI06993P00730, quale persona titolare dello Studio Tecnico Professionale.

Quali dati raccogliamo

I dati personali che vengono conosciuti dall’Impresa Fattore T.U.O e dallo Studio Tecnico Professionale includono, a titolo esemplificato :

• nome, data e luogo di nascita, dati personali di contatto e qualifiche (istruzione, corsi di formazione e stage), documenti comprovanti la tua identità e il tuo diritto al lavoro e qualsiasi altro dato riportato sul tuo CV;

• foto e video della tua partecipazione a video interviews o sessioni di formazione o simili (ti verrà data la possibilità durante la sessione di chiedere di non essere ripreso/a o fotografato/a);

• dettagli relativi a disabilità e sistemazioni di cui necessiti sul posto di lavoro; 

• in alcuni casi potremo altresì raccogliere dati personali sensibili, oltre quelli relativi alla disabilità, laddove consentito dalla normativa.

• Desideriamo inoltre informarti che Fattore T.U.O., lo Studio Tecnico Professionale,  eseguirà qualsiasi valutazione necessaria nell’ambito del processo di selezione, che potrebbe richiedere l’elaborazione dei dati inviati e che includerà i risultati della valutazione nel suo database di reclutamento come parte del processo di selezione.

• Ti informiamo inoltre che, come parte del processo di selezione, l’Impresa Fattore T.U.O. che assume può consultare i dettagli del tuo profilo pubblico sui social media (LinkedIn) e altre informazioni pubbliche e documenti, con il solo scopo di valutare e accertare la tua esperienza e le tue capacità professionali e sapere se il tuo profilo è coerente con la cultura e i valori di Fattore T.U.O. e dello Studio Tecnico Professionale

Perché utilizziamo dati personali che ti riguardano?

L’Impresa  Fattore T.U.O. raccoglie e si occupa del trattamento di dati personali:

1. per fornirti l’assistenza che ti auspichi di ricevere, come ad esempio per affidarti incarichi o proporti collaborazioni, adatti per i quali candidarti, per facilitare la fase di presentazione della candidatura per nuovi incarichi. Questo comprende l’invio del tuo CV a potenziali datori di lavoro, al fine di sottoporli alla loro attenzione e tenerti informato/a su future opportunità lavorative via email, telefono, posta e/o altre modalità di comunicazione;

2. previo tuo consenso, abbiamo anche la facoltà di utilizzare i tuoi dati personali per le attività di vendita diretta, ad esempio via e-mail, messaging o telefono;

3. per trasferire i dati a terzi (vedi sotto);

4. ove necessario, per ottemperare a tutti gli obblighi di legge; e tratteremo i tuoi dati anche per le seguenti finalità:

   • promuovere la sicurezza e la protezione delle persone, dei luoghi, dei sistemi e dei beni aziendali;

   • monitorare l’ottemperanza alle politiche e alle procedure interne;

   • gestire le comunicazioni e gli altri sistemi utilizzati da Fattore T.U.O. (ivi inclusi i database di contatto interno);

   • rispondere o approfondire per eventuali disservizi o reclami;

5. in caso di foto e video delle sessioni di formazione, per fare un resoconto interno delle sessioni di formazione avvenute e del contenuto trattato (ad esempio per aggiornamenti interni) e anche per commercializzare sessioni simili internamente e a terzi. In questo caso, chiederemo il tuo espresso consenso.

Perché e su quali basi giuridiche utilizziamo i tuoi dati personali?

La legge prevede che vi sia una motivazione indicata nella normativa medesima per il trattamento dei tuoi dati in nostro possesso. Le basi giuridiche possono essere:

1. Esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o esecuzione di misure precontrattuali

   Se stai già lavorando o stai per lavorare con Fattore T.U.O., il trattamento dei dati personali per tutte queste finalità si basa su motivi di trattamento come l’esecuzione di un contratto o in esecuzione di misure precontrattuali (finalità 1 e 6-7 sopra). Questi servizi possono essere: segnalarti occasioni di lavoro alle quali puoi candidarti o aiutarti ed assisterti nella formazione e nel processo di candidatura.

2. Adempimento di un obbligo legale

A volte il trattamento è necessario per rispettare gli obblighi legali o normativi (finalità 6). Le autorità pubbliche, come – ad esempio – le autorità fiscali, finanziarie o di protezione dei dati, possono richiedere a noi dati personali e fornirci un motivo legale per divulgare informazioni su di te (ad es. prevenzione o individuazione di un reato). In queste circostanze, siamo autorizzati dalla legge a fornire alle autorità i tuoi dati.

3. Perseguimento di un nostro legittimo interesse

Il trattamento è necessario nell’interesse legittimo di Fattore T.U.O. nell’esercitare per sé e per l’eventuale proprio staff i diritti fondamentali per gestire un’attività in modo che non pregiudichi indebitamente i tuoi interessi o diritti e libertà fondamentali (finalità 1; 3-5-7 sopra). Ciò significa che, quando il trattamento è necessario per l’interesse legittimo di Fattore T.U.O., bilanciamo i tuoi interessi o diritti e libertà fondamentali con il nostro legittimo interesse al trattamento. Ciò garantisce che non trattiamo i dati in modo che il tuo interesse e i tuoi diritti fondamentali prevalgano sul nostro interesse in quel trattamento.

Abbiamo la facoltà di trattare tuoi dati personali per motivazioni diverse rispetto a quelle esplicitate sopra unicamente a fronte del tuo consenso, che costituisce ulteriore motivazione di trattamento (finalità 2 e 8).

Sei tenuto/a a fornirci i dati personali che richiediamo?

Non sei obbligato a fornirci le tue informazioni personali, ma non sarebbe possibile per noi lavorare con te o fornire i nostri servizi a te, se non ci fornisci il minimo richiesto. Potrebbe anche limitare i servizi che puoi ricevere da noi se in alcuni casi scegli di fornirci informazioni personali limitate.

Trattiamo i tuoi dati personali senza alcun intervento umano?

Si, a volte lo facciamo. L’impresa Fattore T.U.O. ha la facoltà di utilizzare sistemi/processi automatizzati e una procedura decisionale non unicamente automatizzata (come la profilazione) per offrire a te e ai nostri clienti i servizi richiesti. Ad esempio, se i nostri clienti ci affidano servizi e spesso con incarico fiduciario, per i quali sono necessarie altre professionalità come ad esempio: Dirigente per la sicurezza, Medico competente, RSPP-Esterno, Coordinatore per la sicurezza, Coordinatore in fase di progettazione, Ingegnere; Perito ecc..) potremmo effettuare una ricerca tra le nostre liste di candidati utilizzando alcuni criteri automatizzati che tengano in considerazione la tua disponibilità, l’insieme delle competenze acquisite, il livello di retribuzione e in alcuni casi i feedback ricevuti in precedenza dai clienti per redigere una rosa dei candidati che annoveri coloro che più probabilmente sono in grado di soddisfare le richieste del cliente. Oppure, ad esempio, potremmo utilizzare strumenti tecnologici che identifichino i tratti della tua personalità analizzando le tue comunicazioni scritte pubblicamente su Internet. Questo significa che a volte potresti trovarti più in alto nella lista rispetto ad altri, in base a come questi fattori si allineano con le necessità del cliente.

Per quanto tempo conserviamo i tuoi dati personali?

L’Impresa Fattore T.U.O. ha la facoltà di conservare i tuoi dati personali per un periodo fino a 30 mesi dalla tua registrazione o dall’ultima attività con cui mostri interesse nei nostri confronti (ad esempio, la registrazione, l’accesso, l’aggiornamento o il caricamento del CV). Se ti inseriamo nel nostro Team di collaboratori esterni, l’Impresa Fattore T.U.O. sarà tenuta a conservare i tuoi dati personali più a lungo al fine di ottemperare agli obblighi contrattuali e giuridici in vigore.

Trasferiamo i tuoi dati personali a terzi?

Come sopra anticipato, solitamente comunichiamo i tuoi dati a terzi. Questo viene fatto per portare a compimento le finalità descritte sopra. Effettuiamo quest’attività nelle seguenti circostanze:

• ai nostri clienti/fornitori. Possiamo, ad esempio, coinvolgere un fornitore per l’espletamento di compiti amministrativi e operativi a supporto dei nostri servizi o a supporto del  rapporto di collaborazione con te. I clienti/fornitori saranno soggetti a obblighi contrattuali e normativi al fine di mantenere la riservatezza dei tuoi dati e di rispettare la tua privacy e avranno unicamente accesso a quelle informazioni necessarie per lo svolgimento delle proprie funzioni; tali clienti/fornitori sono tipicamente clienti/fornitori (che forniscono un host o supportano i nostri sistemi informatici, sistemi amministrativi/contabili/fiscali, sistemi di segreteria, ecc.., che includono le tue informazioni), aziende per la gestione degli spazi aziendali (che si occupano della sicurezza fisica nei nostri edifici o in quelli in cui siamo in affitto/noleggio e che per tale fine hanno bisogno di conoscere i tuoi dati  per consentirti l’accesso) e fornitori di servizi di back office per la gestione contabile e finanziaria (che potrebbero aver bisogno di gestire dettagli personali dei candidati/collaboratori al fine di elaborare le posizioni di debito e di credito). Abbiamo anche la facoltà di ingaggiare fornitori che offrono servizi e soluzioni informatiche, ivi inclusi anche strumenti dedicati alle video interviste e alla valutazione delle competenze. L’elenco aggiornato dei nostri fornitori è agevolmente reperibile contattando il seguente numero di telefono: 02 87031762, oppure inviando una mail a: acquisti@servizioprevenzioneprotezione.it.

• ai nostri clienti/potenziali datori di lavoro: condivideremo i tuoi dati con i nostri clienti che hanno bisogno di affidare incarichi che ti potrebbero interessare oppure che sono interessati al tuo profilo. Sono tenuti a rispettare gli obblighi contrattuali e di riservatezza per quanto concerne i tuoi dati sia nei nostri confronti sia nei tuoi;

• condivideremo i tuoi dati con il Governo, la polizia, il legislatore o le Autorità laddove, a nostra mera discrezione, ritenessimo di essere legalmente in obbligo o autorizzati a farlo oppure nel caso fosse la soluzione più prudente; 

Quali sono i tuoi diritti?

• Diritto di accedere e ottenere una copia dei tuoi dati personali

Hai il diritto di richiedere la conferma che stiamo trattando qualsivoglia tuo dato personale. Se è questo il caso, potrai avere il diritto di accedere ai tuoi dati personali (tramite sito internet/Portale/Cloud) e ad alcune informazioni in merito al loro trattamento. In alcuni casi può richiederci di fornirti una copia elettronica dei tuoi dati.

Diritto di rettifica dei tuoi dati personali

Nel caso in cui sei in grado di dimostrare la non correttezza dei tuoi dati personali in nostro possesso, hai la possibilità di richiederci l’aggiornamento di tali dati oppure la loro correzione. Ti incoraggiamo vivamente ad accedere al sito internet/Portale/Cloud, ove possibile, per aggiornare in prima persona i tuoi dati personali.

• Diritto alla cancellazione dei dati/diritto di essere dimenticato

In alcune circostanze tu hai il diritto di richiedere la cancellazione dei tuoi dati personali. Hai la facoltà di presentare questa richiesta in qualsiasi momento e Fattore T.U.O. valuterà la possibilità di accogliere la stessa, tuttavia tale diritto è soggetto a diritti o obblighi giuridici e quindi potremmo avere la necessità di conservare i dati in questione. Nelle situazioni in cui appuriamo che, ai sensi di legge, la tua richiesta di cancellazione dei dati personali possa essere accolta, Fattore T.U.O.  provvederà immediatamente a farlo senza ritardi ingiustificati. Ti preghiamo di tenere presente che, una volta cancellati i dati, l’Impresa Fattore T.U.O. potrebbe non esserti più utile, non essendo più in possesso delle informazioni che ti riguardano. Laddove desideri registrarti nuovamente presso l’Impresa Fattore T.U.O., dovrai inserire/inviarci nuovamente i tuoi dati.

• Diritto di restrizione

In determinate circostanze, hai il diritto di limitare il trattamento dei tuoi dati personali. Tuttavia, in alcuni casi, tali restrizioni del trattamento possono limitare i servizi che puoi ricevere da noi.

• Diritto di sollevare obiezioni

Sebbene il trattamento dei tuoi dati da parte dell’Impresa Fattore T.U.O. si basi sul legittimo interesse di quest’ultima (e su nessun’altra motivazione di trattamento) o sia collegato alla vendita diretta, hai diritto a obiettare alla modalità di trattamento dei tuoi dati messa in atto dall’Impresa in riferimento alla tua particolare situazione.

Laddove desideri esercitare uno dei tuoi diritti, ti preghiamo di contattarci via e-mail scrivendo all’indirizzo privacy@servizioprevenzioneprotezione.it

Quando invii una e-mail per esercitare i tuoi diritti, l’Impresa Fattore T.U.O. potrebbe chiederti di identificarti prima di procedere con la tua richiesta.

Infine, hai il diritto di presentare reclamo presso l’Autorità Garante della privacy del paese in cui vivi o lavori oppure del luogo in cui credi si sia generato un problema legato ai tuoi dati.

Condizioni contrattuali

Le seguenti condizioni generali regolano gli incarichi che di volta in volta vengono conferiti, per quanto riguarda le attività che nell’ambito di nostri progetti riteniamo che Lei sia il professionista ideale qualificato preventivamente.

Procedure di comportamento

1 – non rendere noto né divulgare o comunicare notizie, informazioni private, conoscenze tecniche, relative alle imprese nostre clienti, di cui si sia venuti in qualsiasi modo a conoscenza;
2 – custodire, controllare e proteggere – in ottemperanza alle disposizioni del Regolamento (UE) 679/2016 – i documenti contenenti dati personali, immagini, video o altro, riconducibili alle imprese clienti utilizzati per l’esercizio delle prestazioni;
3 – impegnarsi, salvo esplicita autorizzazione di Fattore T.U.O. a non riprodurre materiale contenente informazioni riservate e qualsiasi altra documentazione fornita dalla scrivente impresa in base all’incarico che non sia già di diffusione generale o per sua natura destinata ad essere diffusa all’esterno;
4 – impegnarsi a utilizzare/riprodurre, nell’ambito dell’erogazione dell’ incarico, materiale che non violi alcun diritto di proprietà intellettuale di terzi secondo quanto disposto dalla legge n. 633/41;
5 – restituire integralmente all’impresa tutti i dati e le informazioni in proprio possesso o custodia e che a seguito della cessazione o modifica delle prestazioni svolte, non si ha più ragione di utilizzare, con espresso divieto di conservarli in copia, duplicarli, comunicarli o diffonderli;
6 – presentarsi ai clienti come collaboratori di Fattore T.U.O., senza menzionare e pubblicizzare proprie o altre società di consulenza e/o formazione, salvo diversa ed esplicita autorizzazione;
7 – rispettare l’orario di apertura e di chiusura dell’attività indicato da parte della Segreteria Fattore T.U.O.;
8 – non proporre,per tutta la durata dell’incarico e per i 10 (dieci) anni successivi alla sua cessazione, alle società clienti e prospect di Fattore T.U.O. (non già clienti dell’incaricato), nè a società ad esse riconducibili da rapporti societari di controllo, partecipazione o appartenenza al medesimo gruppo, la prestazione di servizi uguali o analoghi;

9 – utilizzare le informazioni inerenti i dati del personale delle società clienti e prospect di Fattore T.U.O. per finalità connesse con lo svolgimento dell’incarico conferito.

10- In generale le procedure delineate nella lettera di incarico richiedono, nel dettaglio di: Procedure organizzative

11 – Compilare il rispettivo form on line e fornire il proprio curriculum vitae, aggiornato laddove richiesto, con le specifiche sulle qualifiche, iscrizioni all’ordine/albo allegando  altra documentazione utile alla stipula del rapposto di collaborazione, in formato europeo autocertificato e firmato in originale (salvo apposizione della firma digitale o marca temporale a validità legale), e la scheda dei dati necessari per la definizione del rapporto di lavoro.
12 – comunicare con adeguato e motivato anticipo la necessità di farsi sostituire nell’espletamento dell’incarico ricevuto;
13 – garantire un’adeguata copertura assicurativa riguardo ad errori nella prestazione del servizio affidatole.Copia di detta polizza verrà fornita a richiesta a Fattore T.U.O.;

14- ogni incarico è corredato da una lettera di incarico di collaborazione alla quale attenersi.

Che livello di sicurezza esiste per i dati nei sistemi di Fattore T.U.O.?

Sei tenuto/a a custodire in sicurezza i dettagli di eventuale login al sito internet/Portale/Cloud, in modo particolare  user id e password che eventualmente ti forniremo. Le credenziali di accesso user id e password del login sono ad esclusivo uso personale. Non ti è consentito condividere tali credenziali o altri dettagli dell’account con altre persone.

Come puoi contattarci?

Se hai domande o dubbi in merito all’Informativa o desideri ricevere ulteriori informazioni sulla nostra modalità di protezione dei tuoi dati  ti preghiamo cortesemente di contattarci via e-mail all’indirizzo: privacy@servizioprevenzioneprotezione.it.

Come gestiamo le modifiche apportate alla presente Informativa?

I termini indicati nella presente Informativa potrebbero essere di volta in volta modificati. Laddove questo fosse il caso, sarà nostra premura pubblicare qualsiasi modifica rilevante apportata alla presente Informativa mediante apposita comunicazione sul nostro sito internet/Portale/Cloud oppure mettendoci direttamente in contatto con te tramite altri canali di comunicazione disponibili.  Ultimo aggiornamento: v2 24/04/ 2020